档案管理流程是企业管理过程中十分重要的一环,也是经常会被忽视的一个环节。下面我们从档案起草、审批、归档、查询、销毁五个方面详细介绍一下档案管理流程。
1. 档案起草
企业内部各功能部门,在涉及到文件、资料、报表等各种不同形式的“档案”时,如果需要进行后续的流转处理,就需要对相关文件进行起草。起草人通过办公软件书写明确的文件要求,如文件名称、报表名称、文件存储路径等,然后上传至公司内部系统
2. 档案审批
企业内部的领导、行政人员、人事部门等多个单位的审批人员,需要对上级、下级、同级的文件进行审批。由处长以下的领导审核签字,以标明文件的正式有效性。
3. 档案归档
通过企业内部系统,由系统管理员对已审批的文档进行分类归档,文件归档后可以按照类别进行检索。对于重要资料,应该加强物理安全措施,保障文件的机密性。
4. 档案查询
企业内部系统管理员或与档案管理相关工作人员,可以前往系统查阅文件资料。
5. 档案销毁
档案管理流程的最后一步,是对于已经完成任务的文档的状态标记,文档状态为废弃或过期的,需要进行规范的销毁处理,以保证文档的安全性。